Come Starbucks Australia ha automatizzato la gestione della propria forza lavoro

PANORAMICA

Fin dai suoi umili inizi sulle strade acciottolate di Seattle negli anni '70, Starbucks è diventato il volto del caffè americano in tutto il mondo. L'organizzazione ha aperto le sue prime sedi in Australia nel 2000, lanciando con successo il suo efficiente marchio di servizio di caffè di qualità dall'altra parte del globo.

Dal 2000, Starbucks Australia ha registrato un enorme successo, arrivando a contare 1.420 dipendenti distribuiti in 55 sedi. Ma il progresso non conosce sosta e pochi lo sanno meglio di Starbucks Australia.

"Stiamo cercando di costruire un'attività altamente sostenibile, che abbia davvero successo per i nostri clienti", afferma CEO Chris Garlick.

SFIDA

Per aprire la strada a un’ulteriore crescita nel mercato australiano, Starbucks Australia ha dovuto affrontare diversi punti critici nelle sue operazioni quotidiane. Inutile dire che la pianificazione di migliaia di dipendenti orari in 55 sedi comporta le sue sfide.

"Non molte cose erano automatizzate per quanto riguarda la nostra pianificazione", afferma Phil Dickson, responsabile delle operazioni. “Eravamo un po’ nel passato.”

La domanda e la disponibilità del personale variavano notevolmente tra i negozi, rendendo piuttosto difficile per la leadership aziendale visualizzare i rapporti sui costi del lavoro, sulle presenze e sugli straordinari. Questa mancanza di visibilità ha creato un disallineamento tra le iniziative esecutive e le esigenze pratiche della forza lavoro. Inoltre, ha esposto gravemente l’organizzazione ai rischi di non conformità in un mercato del lavoro australiano fortemente regolamentato.

In prima linea, le sedi non disponevano della tecnologia per automatizzare le pratiche di pianificazione di base. I gestori dei negozi passavano troppo tempo a creare orari e a sostituire le chiamate, mentre i parametri granulari su cose come ore di straordinario, assenteismo e tariffe orarie non erano facilmente accessibili in un unico posto.

SOLUZIONE

Starbucks Australia necessitava di un sistema automatizzato di gestione della forza lavoro in grado di gestire meglio la domanda specifica dei clienti di ogni negozio, la disponibilità dei dipendenti, la conformità del lavoro e i requisiti a livello di personale.

Con Workforce.com, Starbucks ha trovato un partner motivato e affidabile. La piattaforma basata su cloud ha migliorato la visibilità dei dirigenti sulle operazioni in prima linea tramite report analitici dettagliati e cicli di feedback dei dipendenti. Ha inoltre consentito ai gestori dei negozi di creare rapidamente programmi, modificare i turni e monitorare facilmente il tempo dei dipendenti.

"Workforce.com ci ha reso più semplice tenere traccia di tutti i membri del nostro staff", afferma Anna, responsabile di un negozio. "Puoi semplicemente aprire il profilo di qualcuno e vedere la sua tariffa oraria e quanto gli è dovuto: è tutto lì."

RISULTATI

Starbucks Australia ha adottato un approccio agile quando ha collaborato con Workforce.com, implementando il software in sole tre settimane. Una volta completata l'implementazione, Starbucks Australia ha raggiunto rapidamente i risultati desiderati - eccone solo alcuni:

Tempi amministrativi ridotti

L’adozione della pianificazione automatica basata sull’intelligenza artificiale ha concesso ai manager più tempo per concentrarsi su ciò che conta di più. Workforce.com genera automaticamente turni in base ai dettagli specifici della posizione riguardanti domanda, disponibilità e qualifiche; quindi popola questi turni con i dipendenti più adatti.

Integrazioni veloci e affidabili

Workforce.com si sincronizza facilmente con l'intero stack software di Starbucks Australia, garantendo un trasferimento dati senza interruzioni in ogni punto vendita. Le informazioni dalle risorse umane e dal POS fluiscono senza problemi in Workforce.com e i registri presenze vengono rapidamente esportati direttamente nelle buste paga.

Costi di manodopera inferiori

Con la previsione della domanda basata sull’intelligenza artificiale, Starbucks Australia è meglio attrezzata per prevenire l’eccesso di personale e gli straordinari non necessari. I manager creano programmi efficienti in termini di manodopera in base alle previsioni della domanda fino a quattro settimane di distanza, garantendo che sia sempre programmata la giusta quantità di personale per il giusto numero di clienti. Inoltre, informazioni in tempo reale sulle vendite e sui costi della manodopera consentono ai manager di adeguare i livelli del personale in tempo reale.

Conformità automatica del lavoro

Workforce.com mappa la pianificazione e il monitoraggio del tempo in un'ampia libreria di conformità del lavoro, garantendo che i dipendenti lavorino in orari equi e ricevano una retribuzione accurata. Con funzionalità come la segnalazione degli straordinari, gli avvisi sulle pause mancate e la pianificazione basata sulle qualifiche, nulla sfugge.

“Le leggi e i regolamenti in Australia in materia di buste paga sono piuttosto complicati”, afferma Garlick. “Avere uno strumento che possa aiutarci a gestire tutto questo in modo efficiente ed efficace è davvero importante per la nostra attività.”

Dall'implementazione, la partnership tra Starbucks Australia e Workforce.com ha prodotto risultati migliori per i baristi in prima linea e un valore più rapido per il management esecutivo.

"Direi alle altre aziende di prendersi il tempo necessario", afferma Dickson. “Prendetevi il tempo per vedere dove potete ottenere il miglior impatto investendo nel futuro e nella tecnologia, perché farà risparmiare tempo e farà risparmiare sui costi”.