Come Il Gruppo Europeo per la Sanità completa le attività amministrative con velocità utilizzando Workforce.com

PANORAMICA

Noto per il suo approccio olistico all'assistenza prestato da personale altamente qualificato in ambienti caldi, European Healthcare Group (EHG) è uno dei leader del settore quando si tratta di assistenza agli anziani all'interno della comunità.

Costituita nel 1996 e di proprietà privata, l'organizzazione possiede attualmente quattro strutture assistenziali, per un totale di 202 posti letto registrati. Il Knolls Care Centre, una casa di cura dell'EHG, conta 59 dipendenti in tre sedi ed è una casa di cura da 56 posti letto. Con questo ambiente multisito e dinamico, Knolls Care Center si è reso conto rapidamente di aver bisogno di un nuovo sistema di gestione della forza lavoro per ridurre il tempo dedicato alle attività amministrative e adattarsi ai cambiamenti di rotazione dell'ultimo minuto.

SFIDA

Prima di Workforce.com, le operazioni presso EHG si basavano sui registri presenze, creati utilizzando carta e penna o stampati da Excel.

“È stato un incubo prima di Workforce.com”

- Dawn Bishopp, Registered Home manager

Il personale EHG compilava manualmente i registri presenze su base giornaliera. Si trattava di un processo manuale soggetto a errori poiché queste informazioni non potevano essere verificate dal team di gestione. Man mano che la gestione del personale diventava la sfida più grande per EHG, era necessaria una piattaforma di gestione della forza lavoro che eliminasse i processi manuali non necessari e semplificasse la gestione del personale. Idealmente, ciò manterrebbe tutto in un unico posto, aumenterebbe l’efficienza e restituirebbe ai manager il loro tempo creando una struttura infallibile. ​

SOLUZIONE

Le sfide presso l'EHG sono state immediatamente risolte con l'implementazione di Workforce.com, che ha creato un processo semplificato durante la pianificazione delle disposizioni relative al personale e il monitoraggio delle operazioni quotidiane della casa.

Il software Workforce fornisce ai manager dell'EHG una visione retrospettiva degli orari e delle presenze. Possono esaminare la storia, identificare e rispondere adeguatamente all'assenteismo del personale o alla mancanza di conformità al sistema. Ricevono inoltre una panoramica immediata della disponibilità del personale, facilitando la creazione di un mix equilibrato di competenze durante la creazione dei turni.

Con Workforce.com, i manager possono fornire un supporto ottimale al personale aiutandolo a organizzare i turni e a raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata, con conseguente maggiore soddisfazione lavorativa e migliore assistenza per i residenti.

RESULTATI

L'EHG ha reinventato i propri processi di gestione del personale, ha risolto immediatamente le sfide attuali e sta ottenendo i seguenti risultati con Workforce.com:

Facilità di approvazione

Il cambiamento può essere spaventoso. Quando si implementa un nuovo software. Molte organizzazioni sono preoccupate per la reazione del personale alle nuove tecnologie. Ciò è particolarmente vero nel settore dell'assistenza, con un'ampia gamma demografica del personale.

Inizialmente l'EHG temeva di poter avere difficoltà con una nuova tecnologia moderna. Tuttavia, ha eccelso da quando ha implementato Workforce.com. Il software intuitivo Workforce supporta il personale dell'EHG nel mantenere una vita lavorativa organizzata.

“Se glielo togliessi, penso che lo staff crollerebbe.”

- Dawn Bishopp, Registered Home manager

Proprietà potenziata

Il personale assume la responsabilità dei propri turni con Workforce.com. Si sentono in controllo e organizzati poiché sanno quale designazione nella casa di cura è stata loro assegnata e hanno il loro programma a portata di mano, sulla loro app mobile Workforce.

Il personale può controllare il proprio programma “in un batter d'occhio”, aiutandolo a eseguire un turno organizzato e produttivo, riferisce Dawn. Da allora il personale ha assunto la responsabilità dei propri turni e delle richieste di permesso annuali.

Maggiore visibilità

Prima di Workforce.com, il personale sollevava domande sulla propria retribuzione. Ora che ogni membro dello staff sa esattamente quanto denaro ha guadagnato dalle ore di lavoro, Workforce.com ha ridotto drasticamente la quantità di domande relative alle buste paga e agli aggiustamenti.

Il personale dell'EHG si affida a Workforce.com per verificare i turni, la gestione del tempo e per organizzare le ferie. I manager possono identificare immediatamente quanto personale è disponibile, quanti accompagnatori con abilità diverse saranno disponibili e la loro designazione all'interno della casa di cura in qualsiasi momento, tutto con Workforce.com. I manager EHG utilizzano quotidianamente l'app orologio per identificare le timbrature in ritardo o il personale assente da qualsiasi luogo.

"Per me è un ottimo strumento", afferma Dawn. Consente ai manager di rispondere tempestivamente ai problemi. I manager ora possono anche vedere chiaramente il saldo delle richieste di permesso e identificare immediatamente quante ore restano al personale da richiedere, aiutandoli a rispondere rapidamente e senza sforzo.

Meno lavoro manuale, più tempo e più efficienza

Sostituendo l'uso di fogli di calcolo e processi cartacei con Workforce.com, le operazioni di The EHG si sono trasformate da contenitive e soggette a disinformazione a precise e affidabili.

"Ci dà una pausa anche per noi", afferma George, riflettendo sul tempo che Workforce.com ha risparmiato per i manager di EHG. Workforce.com è un sistema centralizzato che dispone di tutte le informazioni in un unico luogo centrale. Dawn sottolinea che "dal punto di vista dell'efficienza per noi è enorme".

Dall'implementazione di Workforce.com, le attività manuali sono state sostanzialmente ridotte, l'efficienza in tutta la casa è aumentata e c'è una maggiore visibilità dei turni. Workforce.com è diventato lo strumento su cui EHG fa affidamento per fornire il miglior supporto al personale nella vita lavorativa quotidiana.

Che tu gestisca 20 o 2.000 dipendenti, Workforce.com può aiutarti a ottimizzare le prestazioni e le operazioni del tuo personale, garantendoti un'assistenza di qualità eccezionale.