Come COVIDCheck Colorado amministra 300.000 vaccini con Workforce.com

PANORAMICA

Con 55 siti di test e oltre 2.000 lavoratori in prima linea in tutto lo stato, il ruolo che COVIDCheck Colorado ha avuto nel riportare le comunità locali alla forza lavoro non può essere sopravvalutato.

"Abbiamo avviato COVIDCheck Colorado come risposta a ciò che stavamo facendo ha visto in tutto lo stato del Colorado… mezzo milione di persone senza lavoro, un milione di bambini che non potevano più andare a scuola di persona”, ha condiviso Eric Parrie, CEO di COVIDCheck Colorado.

SFIDA

La portata assoluta dell’operazione di COVIDCheck Colorado ha presentato tutti i tipi di ostacoli logistici. La somministrazione di vaccini e test a migliaia di persone richiede un’enorme quantità di pianificazione back-end che spesso viene trascurata. "Risolvere la questione della gestione della forza lavoro era una priorità perché la nostra forza lavoro era il cuore di tutta la nostra attività", ha affermato Parrie.

È fondamentale che i team di risposta alle emergenze siano in grado di eseguire rapidamente le attività e rispondere immediatamente ai cambiamenti. COVIDCheck Colorado voleva garantire che i suoi lavoratori in prima linea avessero la capacità di concentrarsi completamente sull’ottimizzazione dei risultati dei pazienti anche in caso di crisi. Per fare ciò, il management doveva limitare i problemi derivanti da una pianificazione e da un monitoraggio delle presenze inefficienti.

“[I nostri professionisti clinici] non potevano preoccuparsi di chi si sarebbe presentato sul posto e quando. Avevano bisogno di una serie di strumenti che risolvessero il problema prima di entrare in contatto con il primo di migliaia di pazienti, in un dato giorno”, ha spiegato Parrie.

SOLUZIONE

COVIDCheck Colorado ha collaborato con Workforce.com per semplificare diverse aree della gestione della forza lavoro per diventare più agili e produttivi. Consolidando la pianificazione, gli orari e le presenze e la conformità sanitaria in un'unica piattaforma basata su cloud, sia i manager che i dipendenti sono stati in grado di fornire assistenza a migliaia di persone in tutto il Colorado.

RISULTATI

COVIDCheck Colorado ha somministrato oltre 800.000 test e 300.000 vaccini alle comunità locali, aiutandole a tornare alla vita normale. "Senza Workforce.com, non saremmo stati in grado di gestire i nostri siti di vaccini", ha affermato Emily Baron, responsabile della sanità pubblica presso COVIDCheck Colorado. "È parte integrante della capacità di comprendere i livelli di personale di cui avevamo bisogno in tutti i nostri siti di vaccini e in che modo tali livelli di personale dovevano essere adeguati nel tempo in base ai parametri e al numero di dosi che stavamo assegnando."

Ecco alcuni dei processi che Workforce.com ha reso più efficienti per COVIDCheck Colorado:

Miglioramento dei risultati per i pazienti

Con una migliore comprensione dei dati su orari e presenze, COVIDCheck Colorado potrebbe ottimizzare i costi del lavoro; questo, a sua volta, ha permesso loro di aumentare gli investimenti per migliorare i risultati dei pazienti.

"Quando ottimizziamo i nostri costi di manodopera, siamo in grado di fornire più risorse ai nostri siti per gestirli da un punto di vista operativo e testare o vaccinare quante più persone possibile nella comunità", afferma direttore dell'ottimizzazione del sito Carrasquillo.

Questi tassi più elevati di test e vaccinazioni sono fondamentali per il successo di alcuni degli indicatori di prestazione sottostanti di COVIDCheck Colorado, come la ridotta esitazione sui vaccini e l'aumento del passaparola positivo sulla vaccinazione in tutto lo stato.

Ottimizzazione dei livelli di personale in più centri di vaccinazione

I siti di vaccinazione COVIDCheck Colorado avevano esigenze diverse in termini di personale medico; era essenziale distribuire rapidamente il numero necessario di operatori sanitari nelle località che ne avevano bisogno.

Con un feed in tempo reale e notifiche push, i manager potevano facilmente vedere su un'unica piattaforma le lacune nel personale in tutti i loro siti, consentendo loro di inviare lavoratori qualificati dove e quando necessario.

Conformità ai requisiti medici

I manager possono ora applicare tag di qualificazione a dipendenti specifici, rendendo più semplice valutare quali dipendenti sono certificati dal punto di vista medico per lavorare in determinati ruoli.
< /br>"I siti di vaccinazione sono molto attenti alle credenziali che qualcuno deve avere per vaccinarsi", afferma Carrasquillo. "Se non avessimo questo in Workforce.com, ci esporremmo a un grosso rischio di conformità se qualcuno svolgesse compiti per i quali non è effettivamente certificato dal punto di vista medico per essere in grado di svolgere."< /br>< /br> La legge PREP garantisce l’immunità da responsabilità agli operatori sanitari autorizzati, agli studenti sanitari e ai recenti pensionati medici durante la somministrazione di vaccini. Tuttavia, il CDC raccomanda ancora ai lavoratori autorizzati di completare una formazione completa. Con i tag di qualificazione in atto, Workforce.com impedisce automaticamente ai manager di programmare lavoratori non qualificati per turni che richiedono una certificazione adeguata. Workforce.com aiuta inoltre i manager a tenere traccia di quando i loro dipendenti devono completare importanti reggimenti di formazione.

Approvazione dei registri presenze più rapida e senza supporto cartaceo

Grazie al miglioramento del monitoraggio delle presenze e all'integrazione perfetta del software per la gestione delle retribuzioni, l'approvazione dei registri presenze è diventata piuttosto semplice. Ciò si è tradotto in una diminuzione del tempo dedicato alle attività amministrative e in un aumento della soddisfazione e della produttività dei dipendenti.

"I nostri membri del personale, il personale del nostro sito e la leadership del nostro sito sono tutti in grado di approvare effettivamente i registri presenze online. Non devo aspettare che qualcuno mi risponda in Slack o tramite e-mail, può semplicemente accedere a Workforce.com e approvare il turno di qualcuno", ha condiviso Elizabeth Watts, amministratore del libro paga di COVIDCheck Colorado. < /p>

Dati e reportistica centralizzata

Il processo decisionale basato sui dati è un must per le organizzazioni sanitarie e di risposta alle emergenze ed è fondamentale per loro avere accesso ai dati e generare report rapidamente. Con Workforce.com, COVIDCheck Colorado è in grado di recuperare informazioni utili dai propri dati. Inoltre, poiché tutti i dati sono in un unico posto, sono in grado di evitare di duplicare il modo in cui vengono registrati.

"Stiamo evitando la ridondanza... È più accessibile ed efficiente per noi", ha condiviso Watts. “Non dobbiamo fare affidamento su un sistema cartaceo. Abbiamo tutto automatizzato, il che ci consente di generare un report ogni volta che vogliamo... faccio clic su un pulsante e posso analizzare immediatamente i dati."

La partnership tra COVIDCheck Colorado e Workforce.com ha contribuito a restituire alle persone la loro vita quotidiana. Gestire un'operazione di risposta sanitaria di emergenza in molte località richiedeva soluzioni innovative. Era necessario disporre di un sistema che consentisse ai team di rispondere in modo efficiente a qualsiasi esigenza.

Parrie vede un parallelo tra Workforce.com e i programmi di risposta sanitaria alle emergenze. “Il sistema in realtà è misericordioso”, afferma. “Sta fornendo assistenza e servizio in un modo che potresti non vedere mai, conoscere o riconoscere mai. Ma è lì che fa quel lavoro. E questo è incredibilmente potente”.